The Association of Faculties of Medicine of Canada Hiring for Administrative Assistant, Education at Canada Full Time

Job Summary:
Reporting to the Director, Member Services, the Administrative Assistant, Education is a vital member of our Member Services team and works closely with the VP, Education. This individual plays an active role in a range of national-scale initiatives of the Association of Faculties of Medicine of Canada. The position provides secretariat and administrative functions and supports central Committees and Education Networks that include external stakeholders, partners and committed volunteers.

Responsibilities:

• Organize and coordinate committee and network-level, national-scale meetings including invitations, venue logistics, A/V, tele/videoconferencing and meeting materials;
• Prepare agendas, letters, briefing notes, presentations using PowerPoint and other technologies as well as other reports as needed;
• Take concise, accurate minutes during meetings and distribute to appropriate person for review within agreed upon timeframe;
• Follow-up on action items out of meetings, correspondence and as directed;
• Expand on or create work plans;
• Provide high level support to committees and networks in maintaining archival records, contact management, website elements and other communications;
• Coordinate activities and scheduling between the VP – Education’s office (both internal and outside parties) as well as travel, accommodation and registration at national and international meetings;
• Prioritize and execute tasks in a high-pressure environment;
• Provide back-up support for team members as needed;
• Prepare forms, surveys, event materials;
• Supports special projects; and
• Other duties as assigned.

Direct Reports:

• None

Desired Qualifications and Experience:

• Post-secondary certificate or degree in business, administration or a related field; OR equivalent experience;
• 2+ years’ experience in an administrative support role;
• Experience in non-profit and/or health research sector (asset);
• Experience coordinating meetings for 15-30 people, including supporting agenda development and minuting;
• Proficient with various software programs, such as Zoom/MSTeams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc;
• Excellent communication and stakeholder management skills;
• Demonstrated experience communicating information and ideas effectively both verbally and written;
• Experience in using forms and survey software;
• Proven time management skills;
• Strong sense of tact, diplomacy, maturity and professionalism;
• Experience at working both independently and in a team-oriented environment;
• Positive attitude and work ethic; and
• Willing to travel occasionally, work flexible hours or overtime to meet deadlines.

Language Skills:

• Bilingual (English and French) oral, written and reading comprehension skills (Highly desirable)
• Ability to respond effectively to the most sensitive inquiries

Physical Demands:
While performing the duties of this job, the employee is regularly required to:

• Sit, stand and occasionally required to walk or move around the physical or remote office environment;
• May be asked to lift and move up to 20lbs.

Work Environment:
The work environment described is a representation of those an employee encounters while performing the essential functions of this role. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

Application Process:
The AFMC is committed to the principles of equity, diversity, inclusion and belongingness in our operations and throughout our work environments and seek to employ individuals who share a commitment to promote and practice these principles. We believe in and promote the rights of all persons with disabilities as outlined in the Ontario Human Rights Code and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA 2005) and its related Accessibility Standards Regulations. To meet this responsibility, the AFMC will make appropriate accommodations available. As required, please inform Human Resources of the nature of any accommodation(s) at any point throughout the recruitment process to ensure your equal participation.

Applications will be accepted until August 5, 2022. We thank all applicants for their interest. However, only those selected for further consideration will be contacted.

Sommaire du poste

Relevant de la directeur(trice), Services aux membres, l’adjoint(e) administratif(tive), Éducation, est un membre essentiel de l’équipe des Services aux membres et travaille en étroite collaboration avec la vice-présidente, Éducation. Cette personne joue un rôle actif dans un éventail d’initiatives d’envergure nationale de l’Association des facultés de médecine du Canada. Le poste fournit des fonctions de secrétariat et d’administration et soutient les comités centraux et les réseaux d’éducation qui comprennent des intervenants externes, des partenaires et des bénévoles engagés.

Responsabilités

• Organiser et coordonner les réunions de comités et de réseaux à l’échelle nationale, y compris les invitations, la logistique des lieux, l’audiovisuel, les télé/vidéoconférences et les documents de réunion.
• Préparer des ordres du jour, des lettres, des notes d’information, des présentations à l’aide de PowerPoint et d’autres technologies, ainsi que d’autres rapports selon les besoins.
• Rédiger des comptes rendus concis et précis pendant les réunions et les distribuer à la personne appropriée pour examen dans les délais convenus.
• Assurer le suivi des mesures prises à la suite des réunions, de la correspondance et selon les directives.
• Développer ou créer des plans de travail.
• Fournir un soutien de haut niveau aux comités et aux réseaux pour la tenue des dossiers d’archives, la gestion des contacts, les éléments du site Web et autres communications.
• Coordonner les activités et le calendrier entre le bureau de la v.-p., Éducation (intervenants internes et externes) ainsi que les déplacements, l’hébergement et l’inscription aux réunions nationales et internationales.
• Fournir un soutien pour le processus annuel de remise des prix.
• Hiérarchiser et mener à bien les tâches dans un milieu où la pression est forte.
• Fournir un soutien aux membres de l’équipe au besoin.
• S’acquitter des autres tâches qui lui sont confiées.

Subordonnés directs :

• Aucun

Qualifications et expérience souhaitées

• Certificat ou diplôme d’études postsecondaires en affaires, en administration ou dans un domaine connexe OU expérience équivalente.
• De 1 à 2 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif.
• Expérience dans le secteur des organismes sans but lucratif ou de la recherche en santé (atout).
• Expérience de la coordination de réunions pour 15 à 30 personnes, y compris le soutien à l’élaboration de l’ordre du jour et la rédaction du procès-verbal.
• Maîtrise de divers logiciels, tels que Zoom/MSTeams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.
• Expérience avérée de la communication efficace d’informations et d’idées à l’oral et à l’écrit.
• Compétences avérées en matière de gestion du temps.
• Sens aigu du tact et de la diplomatie, maturité et professionnalisme.
• Expérience du travail en autonomie et dans un environnement axé sur le travail d’équipe.
• Attitude positive et éthique de travail.
• Volonté de voyager occasionnellement, de travailler selon un horaire flexible ou de faire des heures supplémentaires pour respecter les délais.

Compétences linguistiques

• Bilinguisme (anglais et français) à l’oral, à l’écrit et en compréhension de l’écrit (grandement souhaitable)
• Capacité à répondre efficacement aux demandes de renseignements les plus délicates

Exigences physiques du poste

• Dans l’exercice des fonctions liées à ce poste, l’employé(e) doit régulièrement s’asseoir et se tenir debout et doit à l’occasion marcher ou se déplacer dans le bureau physique ou à distance.
• Il peut arriver que l’on demande à l’employé(e) de soulever ou déplacer des charges pouvant peser jusqu’à 20 livres.

Milieu de travail

Le milieu de travail décrit représente le genre de milieu au sein duquel évoluera l’employé(e) qui s’acquitte des fonctions essentielles de ce poste. Des aménagements raisonnables peuvent être consentis afin de permettre aux personnes ayant une limitation fonctionnelle d’accomplir les fonctions essentielles du poste.

Processus de demande

L’AFMC s’engage à respecter les principes d’équité, de diversité, d’inclusion et d’appartenance dans ses activités et dans l’ensemble de ses milieux de travail et cherche à employer des personnes qui partagent l’engagement de promouvoir et de mettre en pratique ces principes. Nous croyons aux droits de toutes les personnes handicapées et nous en faisons la promotion, comme le prévoient le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) et les règlements connexes sur les normes d’accessibilité. Pour s’acquitter de cette responsabilité, l’AFMC mettra à disposition des aménagements appropriés. Au besoin, veuillez informer les Ressources humaines de la nature de toute mesure d’adaptation à tout moment du processus de recrutement afin d’assurer votre participation égale.

Les candidatures seront acceptées jusqu’au 5 août 2022. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour un examen plus approfondi.