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Garantir o bom funcionamento e a gestão das tarefas administrativas, como atendimento a pessoal e fornecedores, organização de arquivos, atendimento telefônico, agendamento de reuniões e controle de correspondências. Auxiliar o executivo nas demandas, agendando reuniões, planejando viagens, organizando documentos e preparando relatórios, contribuindo para o bom andamento das atividades da empresa.
- Atender clientes e fornecedores na recepção, oferecendo cordialidade, bebidas e encaminhamento adequado.
- Realizar atendimento telefônico, transferindo ou solucionando ligações externas e internas.
- Acompanhar a agenda do CEO, agendando e monitorando compromissos corporativos e pessoais.
- Efetuar compras de passagens aéreas e reservas de hotéis para viagens corporativas, conforme solicitações.
- Controlar o estoque de materiais de arquivo, avaliando solicitações e solicitando compras quando necessário.
- Realizar compras e controle de suprimentos da empresa, garantindo itens essenciais disponíveis.
- Cotar prestadores de serviços diversos, avaliando fornecedores e adequando a estrutura da empresa.
- Acompanhar prestadores de serviços fixos, verificando cumprimento de visitas e periodicidade contratada.
- Gerenciar a agenda da sala de reunião, aprovando agendamentos e evitando conflitos de horário.
- Preparar e enviar kits de boas-vindas e presentes em ocasiões comemorativas para clientes.
- Auxiliar nas rotinas administrativas da empresa, conforme demanda, com o objetivo de garantir a fluidez dos processos internos e apoiar a execução das atividades administrativas.
