iCIMS Hiring for Global Payroll Manager at London Full Time

Le Global Payroll and Benefits Manager reporte directement au Head of Total Rewards et gère l’administration des programmes de paie et avantages sociaux d’iCIMS International (en dehors des États-Unis). Les sites actuels comprennent la France, le Royaume-Uni, l’Irlande, l’Espagne, l’Italie. Dans ce rôle, vous communiquerez avec précision les informations relatives à la paie et aux avantages sociaux aux employés et traiterez les transactions de paie et d’avantages sociaux pour les nouvelles recrues, les fins de contrats et tout autres événements qualifiants. Vous évaluerez, concevrez, mettrez en œuvre et gérerez les programmes de paie et d’avantages sociaux non américains d’iCIMS afin de garantir le respect des réglementations, la compétitivité du marché et la rentabilité.

The Global Payroll and Benefits Manager reports to the Head of Total Rewards and executes the administration of iCIMS International (non-US) payroll and benefit programs. Current locations include France, UK, Ireland, Spain, Italy. In ths role, you’ll accurately communicate payroll and benefits information to employees and processes payroll and benefit transactions for new hires, terminations and qualifying events in HR systems. You’ll also evaluate, design, implement, and manage iCIMS non-US payroll and benefit programs to ensure regulatory adherence, market competitiveness and cost effectiveness.

About Us

Lorsque vous rejoignez iCIMS, vous rejoignez l’équipe qui aide les entreprises mondiales à transformer le business et le monde grâce au pouvoir des talents. Nos clients font des choses étonnantes : concevoir des fusées, créer des vaccins, livrer des biens de consommation dans le monde entier, du jour au lendemain, avec le sourire. En tant qu’éditeur du Talent Cloud, nous donnons à ces organisations les moyens d’attirer, d’engager, de recruter et de faire progresser les bons talents. Nous sommes passionnés par l’idée d’aider les entreprises à se doter d’équipes diversifiées et gagnantes, ainsi que par le fait de faire grandir nos propres équipes. Nous nous engageons à favoriser un environnement de travail inclusif, motivé et innovant, où chacun trouve sa place.

When you join iCIMS, you join the team helping global companies transform business and the world through the power of talent. Our customers do amazing things: design rocket ships, create vaccines, deliver consumer goods globally, overnight, with a smile. As the Talent Cloud company, we empower these organizations to attract, engage, hire, and advance the right talent. We’re passionate about helping companies build a diverse, winning workforce and about building our home team. We’re dedicated to fostering an inclusive, purpose-driven, and innovative work environment where everyone belongs.

Responsibilities

Traiter la paie internationale bimensuelle et mensuelle des employés en temps voulu et en veillant à l’exactitude de tous les fichiers d’entrée et de sortie de la paie.

Mettre à jour les dossiers de paie en examinant et en approuvant les changements d’exonérations fiscales, d’adresses, de paiements électroniques.

Superviser le système de fiches de présence, traiter et corriger les erreurs.

Collaborer étroitement avec le département des ressources humaines pour assurer le traitement précis et opportun des nouvelles embauches, des transferts, des changements de salaire, des congés, des primes, des promotions et des départs.

Effectuer un rapprochement régulier de la paie concernant les déductions des employés par rapport aux diverses factures des fournisseurs et aux choix des employés.

Calculer les détails des indemnités de départ et s’assurer de la réception des accords signés avant de traiter tout paiement, en veillant à ce que les paiements soient effectués conformément au calendrier des indemnités de départ.

Générer et distribuer les rapports internes de paie requis selon le calendrier prévu (bimensuel, fin de trimestre), et préparer les informations pour les audits externes, la comptabilité, les opérations et les RH à des fins d’analyse et d’audit.

Être le principal point de contact pour les demandes de renseignements et les requêtes relatives à la paie et fournir une assistance aux employés pour les questions liées à la paie dans le cadre de l’accord de niveau de service.

Rechercher, diagnostiquer et aider à résoudre les questions internes et les problèmes de système.

Soutenir et guider le personnel sur les procédures, les directives et les règlements relatifs à la paie.

Veiller au respect de toutes les lois relatives à la paie.

Veiller à ce que tous les formulaires, déclarations, impôts, etc. requis soient remplis et soumis.

Assurer le traitement de fin d’année, y compris la réconciliation, le traitement et la distribution.

Communiquer avec la direction et la société tierce de traitement de la paie sur les problèmes de paie et d’impôts qui peuvent survenir afin de les résoudre.

Examiner et analyser les procédures de paie actuelles et recommander/présenter/mettre en œuvre des changements pour améliorer le processus.

Participer à l’examen des déclarations et des remises trimestrielles et annuelles des charges sociales.

Gérer les initiatives de projets de paie afin de mieux rationaliser le processus de paie.

Maintenir et protéger les opérations de paie en assurant la confidentialité des informations.

Évaluer, concevoir, mettre en œuvre et gérer les programmes d’avantages sociaux d’iCIMS afin de garantir le respect de la réglementation, la compétitivité du marché et la rentabilité.

Traiter les transactions relatives aux avantages sociaux pour les nouveaux employés, les cessations d’emploi et les événements qualifiants.

Présenter une vue d’ensemble des avantages sociaux lors de l’orientation des nouveaux employés, mettre à jour la présentation si nécessaire.

Analyser l’utilisation des employés et les coûts des avantages sociaux

Analyser les modifications potentielles des avantages sociaux et faire des recommandations à la direction

Recommander des changements à la politique et aux procédures actuelles en matière d’avantages sociaux

Être le point de contact pour la résolution des réclamations des employés et/ou les questions sur les avantages sociaux.

Être le point de contact pour les fournisseurs de régimes et les administrateurs tiers.

Assurer la coordination des données avec les contacts externes pour les services, les primes et l’administration du régime.

Faire des rapports et analyses sur les avantages sociaux.

Répondre aux tickets de support relatifs aux avantages sociaux.

Rapprocher mensuellement les factures d’avantages sociaux.

Soutenir l’équipe RH dans le cadre de projets et/ou de missions spéciales

Examiner et analyser régulièrement les systèmes et procédures de paie actuels ; recommander de nouvelles politiques et procédures conformes aux meilleures pratiques.

Contribuer aux tests et analyser les mises à niveau des systèmes de paie et dépanner les processus de paie.

S’assurer que les systèmes sont correctement configurés et que les employés sont payés correctement.

Process semi-monthly and monthly international payroll for employees in a timely manner ensuring accuracy of all payroll input and output files

Updates payroll records by reviewing and approving changes in tax exemptions, addresses, electronic payments.

Oversee timecard system, process and correct errors

Works closely with the Human Resources Department to ensure the accurate and timely processing of new hires, transfers, salary changes, leaves of absences, bonuses, promotions and terminations.

Conduct regular reconciliation of payroll regarding employee deductions against various vendor invoices and employee elections.

Calculates severance compensation details & ensures receipt of signed agreements prior to processing any payments ensuring that payments are made in according with severance schedule

Generate and distribute required internal payroll reports on a scheduled basis (bi-monthly, quarter end), and prepare information for external audits, accounting, operations, and HR to use for analysis and audit

Principal point of contact for inquiries and requests relating to payroll and provides assistance to employees for payroll related issues within SLA.

Research, diagnose and assist in resolutions for internal issues and system problems

Support and provide guidance to workforce on payroll procedures, guidelines and regulations

Maintain compliance of all laws related to payroll.

Ensure any required forms, filings, taxes etc. are completed and submitted

Responsible for year-end processing including reconciliation, processing/distributing

Communicate with management and third party payroll processing company on payroll & tax issues that may occur for resolution

Review and analyze current payroll procedures and recommend/present/implement changes to improve the process

Assist with review of quarterly and year end payroll tax filings and remittances

Manages payroll project initiatives to better streamline the payroll process.

Maintains and protects payroll operations by keeping information confidential.

Evaluate, design, implement, and manage iCIMS benefit programs to ensure regulatory adherence, market competitiveness and cost effectiveness

Processes benefit transactions for new hires, terminations, qualifying events

Presents benefits overview at new hires orientation, update presentation as needed.

Analyzes employee utilization and benefit costs

Analyzing potential benefit changes and provide recommendation to management

Recommend changes to current benefit policy and procedures

Point of contact for employee claim resolution and/or benefit questions

Point of contact for plan vendors and third-party administrators

Data coordination to external contacts for services, premiums and plan administration

Benefits Reporting & Analysis

Respond to benefits related support tickets

Reconciles benefits invoices monthly

Supports the HR team in special projects and/or assignments

Regularly reviews and analyzes current payroll systems and procedures; recommends new policies and procedures that align with best-practice operations.

Contributes to the testing and analysis of payroll system upgrades and troubleshoots payroll processes

Ensures that systems are correctly configured and that employees are paid correctly.

Qualifications

5 ans d’expérience minimum dans l’administration des salaires et des avantages sociaux dans un contexte international.

Expérience en gestion des fournisseurs.

Excellentes compétences dans l’utilisation de la Suite Microsoft.

Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à communiquer en anglais et en français, tant à l’écrit qu’à l’oral.

Capacité à préserver la confidentialité et à faire preuve d’une extrême discrétion.

Excellentes compétences en matière de résolution de problèmes et de jugement, et grande attention aux détails.

Fortes compétences organisationnelles et capacité à travailler sous pression.

Capacité à travailler efficacement dans un environnement en évolution rapide et en pleine croissance.

Autonomie et capacité à prendre des initiatives, à identifier de manière proactive les problèmes et les opportunités et à recommander des actions.

Capacité à gérer et à hiérarchiser de multiples tâches et à respecter toutes les échéances.

5+ year’s of Payroll and Benefits administration for multiple countries

Experience managing vendors

Excellent skills using MS Suite

Fluent / Business Level of English and French.

Ability to maintain confidentiality and exercise extreme discretion

Excellent problem solving/judgment skills, and high level of attention to detail and accuracy

Strong organizational skills, and the ability to work under pressure

Ability to work effectively within a fast paced, changing environment that is going through high growth

A self-starter with the demonstrated ability to take initiative, who can proactively identify issues/opportunities and recommend actions

Ability to handle and prioritize multiple tasks and meet all deadlines

Preferred

Expérience de travail avec ADP de préférence.

Une expérience sur le logiciel Time and Attendance serait un plus.

Experience working with ADP

Experience with Time and Attendance Software

EEO Statement

Compensation and Benefits